Google таблицы и их фишки и особенности

Google таблицы (Sheets) — их фишки и особенности

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Несмотря на то, что Гугл Таблицы пользуются небольшой популярностью (даже по сравнению с продуктом от Microsoft), они обладают массой преимуществ перед аналогами.

Большинство возможностей, которых нам так не хватает в Экселе, есть в сервисе Google Sheets (он представляет собой один из инструментов так называемого Гугл Докса). Предлагаем вам ознакомиться с его основными функциями и вынести свой вердикт.

Ключевые преимущества Google Sheets

Начнем с самого банального. Почему стоит использовать Sheets вместо уже привычного Excel? Плюсов у обоих приложений достаточно, но сервис от Гугла значительно вырывается вперед.

Тому послужило причиной:

  1. больше возможностей импорта и экспорта данных из различных файлов, книг, материалов;
  2. автоматическое сохранение созданных страниц в облаке – вам не нужно беспокоиться за несохраненные файлы;
  3. возможность работы с файлами в практически любом разрешении (даже pdf и docs);
  4. автоматическая визуализация и анализ внесенных сведений с использованием таблиц и фильтров – достаточно выбрать интересующие вас ячейки;
  5. возможность сохранения и редактирования файлов без подключения к сети Интернет;
  6. внесение комментариев, правок в режиме онлайн, если вы откроете доступ другим людям;
  7. масса дополнительных инструментов;
  8. возможность создания анкет и опросников с автоматическим вносом данных в таблицу.

Словом, если вы ищите максимально функциональный и к тому же бесплатный инструмент для бизнеса – приглядитесь к Google Sheets.

А так как вы можете быстро открыть доступ к документу по ссылкам, разрешить редактирование – это отличное решение для создания плана работы, сбора сведений и так далее.

Впрочем, Гугл Таблицы подойдут не только для коллективной, но и для индивидуальной деятельности: например, для составления контент-плана, ежемесячных расходов, задач на неделю. Чтобы результат был нагляднее, его можно проиллюстрировать графиками и диаграммами.

Создание и редактирование таблиц

Перейдем к непосредственной работе с Гугл Таблицами. На самом деле, это достаточно просто – вы быстро привыкните к панели настроек. Базовых функций здесь очень много, поэтому рассмотрим только самые важные и необходимые.

Чтобы создать новый документ, вам потребуется открыть сайт (если вы работаете с ПК) и выбрать пункт «Пустой файл» либо кликнуть по готовому макету.


*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

После нажатия перед вами откроется чистый лист с разметкой. Чтобы внести информацию, достаточно кликнуть по ячейке и набрать/вставить текст (как и в Excel). В верхней панели можно выбрать цвет, формат текста, шрифт. Также ячейку можно полностью залить цветом. Заполним несколько ячеек и отформатируем их.

Благодаря применению стилей, находить требуемую информацию в большом документе становится гораздо проще.

Файлы сохраняются автоматически.

Помимо этого, вы можете открыть общий доступ. Для этого нажмите кнопку «Настройки доступа». В открывшемся окошке введите почты получателей или нажмите на «доступ по ссылке».


*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Чтобы добавить иллюстрацию, выберите пункт «Вставить диаграмму». В Редакторе диаграмм введите требуемые показатели, чтобы рисунок составился автоматически. Выберите ячейки с числовой информацией, которую необходимо отобразить графически.


*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Чтобы добавить комментарий к ячейке, нажмите на указанное изображения в панели инструментов и введите текст, затем сохраните.


*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Найти сохраненные таблицы можно на главной странице площадки. Недавно измененные документы отображаются вверху страницы.


*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Это, конечно же, были самые базовые функции приложения. Теперь перейдем к более интересным особенностям, которые значительно упрощают работу с приложением и делают ее гораздо проще.

Автоматический перевод ячеек

Необходимо быстро перевести слова с одного языка на другой, не выходя из Таблиц? Это максимально просто – качественный автоперевод осуществляется при помощи «Google Переводчика». Чтобы воспользоваться данной уникальной функцией, вам достаточно ввести команду =GOOGLETRANSLATE. Разберёмся в процессе подробнее:

  1. Кликаем по ячейке, в которую нужно поместить перевод.
  2. Активируем команду =GOOGLETRANSLATE (вводим ее в пустую ячейку для результата перевода).
  3. Выбираем ячейку, текст из которой будет переведен. Если языки не определились автоматически, то введите их в ручном режиме.

В целом приложение может переводить не только отдельные слова, но даже словосочетания и предложения. Это достаточно полезный инструмент, который отсутствует в большинстве утилит для создания таблиц.

Импорт данных из других файлов в Google Sheets

Случаются такие ситуации, когда вам необходимо быстро составить сводную таблицу с кучей сведений: они могут быть в разных файлах, таблицах, даже книгах. Конечно, такая работа займет много времени.

Чтобы сохранить единый внешний вид данных и свести их в одну таблицу, воспользуйтесь особыми функциями утилиты от Гугл. Главное преимущество: при изменении сведений в одной таблице, они автоматически поменяются во всех других.

Формула =IMPORTRANGE позволяет быстро импортировать всю требуемую информацию, не потеряв ее. Для переноса данных вы должны:

  1. Выбрать ячейки, в которые будут внесены данные из книги/файла.
  2. Ввести в них формулу =IMPORTRANGE.
  3. Перед вами откроется окошко. В него введите ссылку на файл или книгу, где находятся сведения. Укажите конкретные ячейки, которые будут подвергаться импорту (диапазон данных).

На этом процедура импорта завершается. Если вы откроете файл, из которого были взяты данные, и внесете изменения – они будут автоматически заменены в новой таблице.

Функция особенно удобна для тех, кто следит за акциями или курсами валют, планами продаж – эти показатели меняются часто. То есть, вы сможете быстро заменить сведения в одной таблице, не открывая все остальные.

Добавление картинок в ячейки Гугл Таблиц

Это особенная функция, которую можно действительно считать уникальной. В Microsoft Excel данную возможность реализовали плохо: импорт изображений очень неудобен и занимает кучу времени.

Но если вам необходимо создать иллюстрированную страницу (например, прайс-лист с фотографиями товаров), лучше воспользоваться Google Sheets. Для этого вы:

  1. Кликаете по ячейке, в которой будет располагаться картинка.
  2. Копируете ссылку на картинку, найдя ее в интернете (вырезаем/копируем из адресной строки).
  3. Изменяя размеры ячейки, форматируем картинку. Интересно то, что ячейка всегда изменяется пропорционально – то есть, соотношение сторон изображения остается прежним.

Перечисленные выше возможности Таблиц Google очень важны в работе с систематизацией информации.

Резюме

Если вы давно искали многофункциональный инструмент для систематизации и работы с текстовыми, числовыми и визуальными данными – обязательно попробуйте Google Sheets. И дело даже не в том, что в Таблицах много различных функций и особенностей, а в том, что работа с ними гораздо проще и понятнее, чем с аналогами.

Это подходящий инструмент как для группы коллег, так и для персональной работы. Самое главное – за использование продукции от Google не нужно оплачивать подписку или делать единовременную покупку, ведь в отличие от популярной продукции Microsoft она полностью бесплатна.

10 полезных фишек для Google Таблиц, о которых ты не знал 07.12.2016 13:07

Кратко: если вам не хватает каких-то функций в Google Таблицах, то попробуйте поискать их в дополнениях.

Google Spreadsheet — прекрасный бесплатный инструмент для коллективной работы над электронными таблицами. Но функциональность у него довольно скупая. Это отталкивает некоторых людей от его использования и заставляет их воспринимать это замечательное веб-приложение просто как средство для просмотра файлов из почты.

Этот пост является продолжением статьи 9 удивительных возможностей Google Таблиц. В нем вы узнаете об интересных и полезных функциях, которые становятся доступными после нескольких простых действий:

1. Открываем любой документ в Google Таблицах;
2. Выбираем пункт меню ДополненияУстановить дополнения;
3. Набираем в поиске название дополнения (оно есть в конце каждого раздела статьи);
4. Кликаем на картинку с нужным дополнением и нажимаем кнопку Установить;
5. Пользуемся.

1. Делаем навигацию по листам удобной

Одна из самых неприятных вещей в Google Таблицах — переключение между листами. Когда их становится много, то управляться с ними становится трудно. Это дополнение отображает в правом меню список из ссылок на все листы и решает эту проблему.

Набирать в поиске: Sheet Navigator

2. Удаляем дубликаты строк и столбцов

Remove Dublicates помогает находить в столбце/строке или на листе повторы значений (или наоборот уникальные). Результат поиска можно пометить определенным цветом, скопировать на другой лист или удалить.

Набирать в поиске: Remove Dublicates

3. Извлекаем адреса из писем

А это дополнение позволяет отфильтровать письма в вашем почтовом ящике по определенным критериям: тема, ключевые слова, отправитель, время получения и извлечь из них email-адреса. Для одного аккаунта бесплатно можно обработать не более 500 писем. После этого надо любо купить лицензию, либо переслать отфильтрованные письма на ящик другого аккаунта.

Набирать в поиске: Email Address Extractor

4. Преобразуем адреса в географические координаты

А эта функция пригодится, когда вам нужно нанести сотню точек с адресами на карту Google и все эти адреса есть только в текстовом виде. Просто выделите ячейки с адресами и нажмите кнопку Geocode.

Набирать в поиске: ezGeocode

5. Узнаем кто больше всех работал над документом

Если документ используется очень активно, то чтение всей истории изменений в исходном виде может занять много времени. А если представить ее в виде диаграммы, то сразу становится видно кто из имеющих доступ пользователей вносил правки в документ и в каком объеме.

Набирать в поиске: Revision Analytics

6. Переводим текст

Translate My Sheet может перевести выделенный диапазон ячеек или целый лист. Результат перевода можно записать поверх исходного текста или на отдельном листе. На данный момент доступно 72 языка.

Набирать в поиске: Translate My Sheet

7. Включаем расширенный поиск

Поиск по умолчанию тоже не очень удобен. Но и этот недостаток исправляется установкой дополнения. Оно позволяет выбрать тип данных, по которым будет производится поиск и исключить из него лишние разделы документа. А результаты поиска можно экспортировать на отдельный лист.

Набирать в поиске: Advanced Find and Replace

8. Конвертируем валюты

Это расширение облегчает использование функции Google Finance (не нужно вспоминать/искать коды валют). Можно сделать конвертацию по курсу на сегодня или выбрать более раннюю дату.

Набирать в поиске: Currency Converter

9. Используем шаблоны

Это дополнение содержит 150 готовых красиво оформленных таблиц на основе которых можно создавать свои файлы! Выберите интересный вам вариант и он будет скопирован на ваш Google Диск.

Набирать в поиске: Template Gallery

10. Вставляем специальные символы

Для пользователей Excel непривычно, что в меню Вставка отсутствует пункт Символ. Но это не проблема! Не нужно искать символы валют и арифметические знаки на других сайтах и копировать их оттуда. Для их добавления есть очень удобное дополнение.

Набирать в поиске: Special Characters

Если какое-то из дополнений вам надоест, то его можно убрать с помощью меню ДополненияНастроить дополнения.

Другие статьи про сервисы Google:

Как в Google Docs распознавать речь, работать с Markdown и оформлять блоки кода

25 «пасхальных яиц» и секретов Google, о которых ты не знал

Google Формы. Создавай опросы, тесты и анкеты за 5 минут

10 малоизвестных, но очень полезных сервисов Google

10 хитростей, которые помогут эффективнее работать в Google Таблицах

Google Таблицы обладают понятным интерфейсом, легко взаимодействуют с другими продуктами Google и позволяют редактировать документы вместе с коллегами. Кроме того, у сервиса есть некоторые неочевидные функции, которые делают работу с ним удобнее. Рассказываем о десяти таких хитростях.

1. Отправка письма с уведомлением о комментарии

В Google Таблицах все изменения отражаются в режиме реального времени, но что, если человек вышел из документа, а вам нужно сообщить ему о своем новом комментарии? Сервис позволяет отправить электронное письмо с уведомлением. Для этого в тексте комментария нужно поставить знак «+» и ввести адрес электронной почты адресата.

2. Добавление цветовой шкалы

Цветовая шкала позволяет визуально выделять максимальные и минимальные значения в таблице. Чтобы ее создать, нужно выбрать нужные ячейки, нажать «Формат» → «Условное форматирование» и в открывшейся справа панели инструментов задать параметры шкалы.

Итог будет выглядеть примерно так.

3. Защита данных

Если над таблицей работает большое количество людей, редактирование некоторых данных можно ограничить ради избежания ошибок. Доступна защита целых таблиц и отдельных ячеек. Если вы не хотите полностью запрещать редактирование, можно установить предупреждение, которое будет видеть каждый, кто захочет внести изменения.

4. Проверка данных

Вы можете убедиться, что ячейки содержат правильные данные, применив специальную проверку таблицы. В частности, она позволит заметить, если в столбец с цифрами случайно попало слово или значение, не входящее в составленный вами список.

5. Интеграция с Google Формами

Ответы, собранные в Google Формах, можно проанализировать и визуализировать в Google Таблицах. Чтобы отправить данные, в Google Формах выберите «Ответы», а затем щелкните значок Google Таблиц, чтобы отправить туда существующие (и будущие) ответы.

6. Перенос диаграмм из Google Таблиц в Google Документы

Для этого в Google Документах нужно выбрать «Вставить» → «Диаграмма» → «Из таблицы». Если в таблицу было внесено изменение, и диаграмма стала выглядеть иначе, ее можно не переносить в документ второй раз — для этого достаточно нажать на «Обновить».

7. Импорт данных с сайта или RSS-ленты

В таблицу можно импортировать данные из разных источников:

  • ImportHTML для импорта HTML-таблиц и списков;
  • ImportFeed для импорта RSS-записей;
  • ImportData для импорта CSV-файлов;
  • ImportXML для импорта пользовательского раздела веб-страницы, который можно идентифицировать с помощью Xpath.

Так выглядит импорт информации о всех запусках SpaceX из Википедии.

8. Разделение имен и других данных

Чтобы разделить информацию, содержащуюся в одной ячейке, на две или больше, нужно зайти в раздел «Данные» → «Разбить текст на столбцы». Например, это может быть полезно при необходимости разделить имя и фамилию.

9. Проверка правильности написания email-адресов

Если вы хотите убедиться, что все внесенные в документ адреса электронной почты обладают правильной структурой, то в Google Таблицах предусмотрена соответствующая проверка. Она не сможет показать, будут ли доставлены письма, но выделит все адреса с ошибками (например, пропущенными «@» или «.com»).

10. Создание QR-кодов

QR-коды — это простой способ отслеживать такие действия, как регистрация людей на каком-либо мероприятии. Их можно сгенерировать прямо в Google Таблицах.

Например, с помощью этой формулы можно извлечь данные из ячейки A1.

= IMAGE ( “https://chart.googleapis.com/chart?chs=200×200&cht=qr&chl=” & A1 & “”)

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Полезные функции для работы в Google Таблицах

Вы научитесь переводить текст на другой язык (или на свой) прямо в Google Таблицах, ускорять работу документов и делать их легче, выделять в них уникальные элементы и автоматически проставлять ссылки, быстро переводить данные из файла в файл (по этой теме есть даже видеоурок), а также сравнивать между собой два списка. Готовы? Тогда за дело.

Знакомимся с Google Docs

Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии. Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы — аналог приложения Excel. Google Docs могут пригодиться вам в следующих целях:

  • для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
  • ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
  • онлайн-координации любых совместных действий.

Все данные в примерах ниже вымышлены.

Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»

Есть разные способы это сделать. Попробуйте несколько, чтобы выбрать подходящие. Возможно, придется сделать все по очереди. Но результат того стоит. Итак, рецепты «ускорения и облегчения».

Корпоративный пакет COSSA-2020

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2020 год: сразу 7 различных контентных и медиа-форматов.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

  • Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично).
  • Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками — попробуйте объединить их в одну).
  • Если есть формулы поиска данных, например ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие, попробуйте сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP — оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.
  • Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).
  • Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.
  • Не ставить фильтр на все столбцы.
  • Очистить примечания, если их много и они не нужны
  • Выяснить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?

Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.Задача— получить список, содержащий только уникальные значения из исходного. Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой — исходный список:

Если ваша задача — только вычислить количество уникальных элементов в списке, понадобится функция COUNTUNIQUE. Она работает аналогично, но возвращает лишь количество уникальных элементов.Но что, если исходный список будет со временем меняться (то есть к нему станут добавляться новые строки)? Не менять же формулу каждый раз. Решение есть.Чтобы функция UNIQUE автоматически обновляла список уникальных значений при обновлении исходного списка (а COUNTUNIQUE, соответственно, обновляла количество), в качестве аргумента укажите не диапазон A2:A14, а диапазон A2:A.

Полезные фишки Google Docs

Изменение шрифта, работа с «Google Фото» и голосовой ввод.

Если вы работаете с документами в «Документах Google», то часто форматируете или меняете как-то текст и картинки. Несмотря на то, что этот сервис кажется простым, на самом деле у него есть много классных и неочевидных функций. Рассказываем, как и что может увеличить вашу скорость работы в «Документах Google».

Полезные горячие клавиши

Когда мы редактируем текст, часто приходится что-то выделять. Чтобы этот процесс был проще, нажимайте на стрелки, зажимая клавиши Ctrl (Cmd в Mac) и Shift. Стрелки влево и вправо выделят соседнее слово, а вверх и вниз — всё до конца или начала абзаца.

Чтобы быстро изменить размер шрифта, выделите нужный отрезок текста, зажмите Ctrl-Shift (Cmd-Shift в Mac), и с помощью клавиш « » (в русской раскладке «Б» и «Ю») меняйте размер шрифта.

Если вам надоело постоянно лезть в верхнее меню, чтобы применить стиль, то в редакторе есть горячие клавиши и для этого. Зажмите Ctrl-Alt (CmdOption в Mac) и нажмите цифру от 0 до 6, чтобы применить нужный стиль.

Иногда бывает так, что нужно применить форматирование одного куска текста к другому. Это можно сделать, нажав на валик в верхней части редактора, или воспользоваться горячими клавишами. Зажмите Ctrl-Alt (Cmd-Option в Mac), выделите кусок с нужным форматированием и нажмите «C». Затем, не отпуская Ctrl-Alt, выделите кусок для вставки и нажмите «V».

В «Документах Google» много разных функций, и держать все расположения пунктов меню очень сложно. Если вы что-то забыли, то нажмите на Alt (Option в Mac) и «/» (в русской раскладке — «.», находится возле «Ю»), и откроется поиск по меню редактора.

Если пальцы устали, то Google может сам за вас написать текст. Для этого нажмите Ctrl-Shift-S (Cmd-Shift-S в Mac), разрешите сайту доступ к микрофону и говорите то, что хотели написать. Этой функцией удобно пользоваться, когда вам нужно сделать расшифровку записи с диктофона. Доступно только в браузере Chrome.

Когда нужно что-то взять из старого документа, то обычно пользователи выходят из редактируемого документа в главное меню и начинают его искать. Это неудобно, и есть более простой способ поиска информации. Нажмите Ctrl-Alt-Shift-I (Cmd-Option-Shift-I в Mac) — и у вас откроется боковая панель, где можно «гуглить» в интернете или вашем диске.

Коммуникация

К документу можно привлечь внимание коллеги. Чтобы это сделать, нужно просто написать комментарий и выбрать человека в списке через его почту, нажав на @, или по первым буквам в имени, нажав на «+», — после этого ему придёт уведомление на Gmail.

Документ можно превратить в функциональную веб-страницу. В меню «Файл» выберите меню «Опубликовать в Интернете», и вам дадут ссылку или код для встраивания. Только вёрстка у документа будет не очень.

Нужна HTML-версия документа? Не проблема. Скопируйте ссылку на файл — она будет выглядеть примерно вот так:

В конце вместо «/edit#» напишите «/export», чтобы получилось вот так:

Ещё так можно сделать из документа какой-нибудь шаблон. Принцип тот же, только вместо «/export» нужно написать «/copy» — документ сохранится у вас на «Диске Google».

Фотографии и картинки

Если вы пользуетесь «Google Фото» и вам нужно вставить фотографию в документ, то необязательно её качать. Перейдите в меню «Вставка» и в пункте «Изображение» выберите «Google Фото». Важно, чтобы аккаунт от документов и фотографий был одним, иначе это работать не будет.

Помимо вставки, в «Документах Google» изображения можно редактировать. Чтобы это сделать, выделите фотографию и выберите «Обрезать» или «Параметры». Первая функция просто активирует режим обрезки изображения, а вторая даст настроить контраст, фильтры или прозрачность.

Как работать с Google Таблицами: полное руководство

Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.

Изучаем панель инструментов

Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.

Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:

  • Отмена действия.
  • Повтор действия.
  • Печать документа.
  • Копировать форматирование (аналог функции «Формат по образцу» в Excel).

Во втором слева блоке есть лишь один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и увеличивает визуальный размер документа. Аналогичную функцию выполняет сочетание клавиш CTRL и «+» или «-» (на Mac OS вместо CTRL нажимайте CMD).

В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.

Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.

Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:

Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.

В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.

Девятый блок содержит 5 полезных опций:

  • Вставить ссылку.
  • Добавить комментарий.
  • Сформировать диаграмму.
  • Фильтровать.
  • Применить формулу.

В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.

Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.

Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.

Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах

Работайте с элементами таблицы при помощи пункта «Изменить», либо через контекстное меню. Здесь можно добавлять новые ячейки, столбцы и строки, а также удалять, вставлять или скрывать. Сначала выделите элемент, который хотите отредактировать или удалить. Затем нажмите на пункт «Изменить» и выберите необходимую операцию. Либо вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши.

В Google Sheets, как и в Excel, можно закреплять строки и столбцы таблицы. Для чего это нужно? Для удобства. Предположим, у вас документ, который состоит из сотен или тысяч строк. При скроллинге заголовки уходят вверх за пределы экрана и становится непонятно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строки с заголовками, то они всегда будут на виду. Чтобы закрепить строки или столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и выберите подходящий вам параметр.

При необходимости все элементы таблицы можно двигать и менять местами. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, который хотите переместить, нажмите на пункт «Изменить» в меню, укажите нужное вам действие.

Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.

Сортировка и фильтрация данных

Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».

Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:

  1. «Создать фильтр» (сокрытие информации для всех пользователей).
  2. «Фильтры» => «Создать новый фильтр» (фильтрация сведений для себя).

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.

История изменений документов в Google Таблицах

Если вы что-то изменили в таблице и позже обнаружили, что изменения неверны и нужно вернуть всё, как было, ― не спешите переделывать вручную. Google Sheets сохраняет все версии документов вместе с данными об авторах и времени изменений. Они доступны по клику на надпись: «Все изменения сохранены на Диске» или меню «Файл ― История версий ― Смотреть историю версий».

Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.

В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!

Полное руководство по работе с Google Формами

Что такое Google-формы

Google формы — один из облачных сервисов Google, связанный с облаком и таблицами. Как и для использования любых других продуктов Google, для авторизации достаточно просто иметь почтовый ящик на Gmail.

Гугл-формы — простой, удобный и надёжный инструмент. Он интуитивно понятный, лёгкий в освоении, быстро внедряется и, что немаловажно, бесплатный.

Важно отметить простой, лаконичный дизайн и высокий уровень юзабилити . Кроме того, внешний вид можно кастомизировать в соответствии с предложенными темами и даже создавать темы самостоятельно. Для этого просто нужно загрузить лого или шапку, и алгоритм автоматически подберёт соответствующую палитру интерфейса.

Сервис имеет много тонких настроек. Вопросы могут содержать от текстовых полей до чекбоксов.

При оформлении можно использовать картинки и видео.

Структура опроса может быть не линейной, а вариативной. Отвечая на вопросы, люди будут попадать на разные страницы, в зависимости от того, какие ответы они дают. Это существенно расширяет потенциальные сферы применения и создаёт простор для творчества.

Сервис кроссплатформенный — использовать его можно на ПК, планшетах и смартфонах. Данные корректно синхронизируются.

Работа с формами предусмотрена как для одного специалиста, так и для команды.

Сферы применения

  • Проводить опросы;
  • Регистрировать участников мероприятий;
  • Сегментировать клиентов;
  • Брифовать клиентов;
  • Получать обратную связь;
  • Собирать отзывы;
  • Проводить тестирования и викторины;
  • Собирать контакты для рассылок.

Помимо этого, можно применять Google Forms для лидогенерации , используя их в качестве посадочной страницы.

Результаты пользователей записываются в Google-таблицы.

Области применения: от образования до решения бизнес-задач.

Куда попадают ответы

Статистику и ответы можно просматривать как непосредственно в самих Google-формах, так и в отдельной таблице, которая создаётся автоматически по умолчанию. Можно указать и ранее созданную.

В личном кабинете доступна общая сводка и ответы отдельных пользователей.

При нажатии на зелёную иконку открывается соответствующая Google-таблица со всеми ответами.

У раздела «Ответы» есть своё меню, которое позволяет управлять уведомлениями о новых ответах по email, настраивать, в какую именно таблицу нужно сохранять ответы, отключать связь с формой, скачивать ответы в формате CSV, печатать ответы и удалять их.

Обзор функционала

Создание формы

Начать работу с сервисом можно, выбрав один из предложенных шаблонов по различным тематикам.

В большинстве случаев работа начинается с чистого листа под определённый формат. Создаётся пустая форма, которая настраивается, к ней раздаются права доступа. После чего оформляется внешний вид и конструируются блоки вопросов.

Настройки формы

Данный раздел имеет три подраздела

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Общие настройки позволяют:

  • Управлять сбором контактов респондентов;
  • Отправлять им копии их ответов;
  • Ограничивать количество попыток заполнения формы;
  • Настраивать возможность редактирования ответов респондентами после отправки.

В подразделе «Презентация» настраивается:

  • Внешняя визуализация прогресса при заполнении формы — понимание пользователями того, на какой стадии они находятся и сколько осталось. В большинстве случаев повышает их вовлечённость и процент тех, кто заполнил форму до конца.
  • Выдача вопросов в случайном порядке.
  • Включение и отключение ссылки для повторного заполнения.
  • Редактирование текста подтверждения, который высвечивается после записи ответа.

Подраздел «Тесты» позволяет оценивать ответы и начислять за них баллы. Респонденты могут видеть оценку сразу после отправки формы или после ручной проверки.

Также можно настроить подсветку правильных и неправильных ответов после заполнения формы, а также общее количество баллов и баллы за отдельные вопросы.

Настройки доступа

Кнопка «Отправить» позволяет делиться формой по электронной почте, в соцсетях Facebook и Twitter, путём отправки прямой ссылки или встраиванием на внешний сайт.

Также в данном окне находится ссылка для настроек доступа.

Прямую ссылку можно сократить, отметив соответствующий чек-бокс.

При генерации HTML-кода есть возможность менять размеры будущего блока с формой для корректного отображения на сайте.

Конструктор форм

Это основная часть функционала сервиса, поэтому рассмотрим его максимально подробно.

У конструктора есть своё лаконичное, но вполне функциональное меню, которое позволяет:

  • Добавить вопрос;
  • Вставить видеоролик из YouTube по прямой ссылке или найдя его в поиске;
  • Отредактировать название и описание блока;
  • Импортировать вопросы;
  • Добавить раздел.

Разделы

У каждого раздела есть своё меню, позволяющее копировать, перемещать и удалять его, а также объединять с разделом выше.

Изменять порядок вопросов можно привычным перетаскиванием.

Изображения можно загрузить непосредственно с устройства, а также сделать фотографию в моменте, подгрузить картинку по прямой ссылке, из Google-диска или найти через поиск.

Оформление вопросов и форматы ответов

Рассмотрим детально возможности при формировании вопросов.

Ответы могут быть представлены в виде обычного текста, в виде одной строки или абзаца.

Доступны функции добавления описания и проверки ответов по числу, тексту, количеству символов и регулярному выражению.

Проверка по числу позволяет выбрать одно из предложенных логических условий и необходимые значения.

Вариант «Текст» проверяет валидность вводимого адреса электронной почты и веб-ссылки, а также оценивать содержимое на предмет содержания или отсутствия в нём определённого слова или выражения.

Пункт «Длина» регламентирует минимальное или максимальное количество символов, из которых должен состоять ответ.

«Регулярное выражение» может содержать или не содержать, полностью совпадать или не совпадать с указанным шаблоном.

Имеется вариант выбора одного ответа из представленного списка. Можно добавить текстовое описание, выбрать дальнейшее действие для каждого варианта ответа и рандомизировать порядок выдачи предлагаемых вариантов ответов.

Вариант «Несколько из списка» позволяет получать ответы в виде отметок в чек-боксах. Можно добавить описание, проверку ответов — выбор не более, не менее или строго заданного количества пунктов.

Имеется привычный многим выпадающий список. В него добавляется описание, настраивается выбор дальнейшего действия после каждого варианта ответа и возможность их перемешивания в случайном порядке.

Необходимость загрузки пользовательских файлов ощущалась достаточно давно — к примеру, фото, видео, документов. С недавнего времени в Google-формах появилась такая опция. Пользователю доступна загрузка файлов общим объёмом до 1Гб на одну форму. Также можно определить типы файлов, которые можно загружать:

Помимо этого можно ограничить количество загружаемых файлов и их размер.

В меню вопроса доступно только добавление и редактирование его описания.

В случаях, когда важна визуальная наглядность, можно предложить пользователям взаимодействовать со шкалой, к которой добавляется описание, а также подписи в начале и конце шкалы.

Для респондентов шкала выглядит следующим образом:

Ещё один сложный формат — сетка с множественным выбором. Помимо описания можно задать произвольное количество строк и столбцов, включить ограничение — не более одного ответа на столбец — и возможность рандомизации порядка столбцов и строк.

Сетка отображается подобным образом:

Сетка флажков тоже полезна в случаях, когда необходимо предложить пользователям множественный выбор. Дополнительные опции данного формата аналогичны сетке с множественным выбором.

При необходимости добавляется блок для ввода даты. Он может иметь произвольное описание, возможность включения и отключения ввода года, а также поля для ввода точного времени.

Блок «Время» позволяет пользователю добавлять время, а если в меню вопроса переключить тип ответа на «Продолжительность», то формат меняется на часы : минуты : секунды .

Ссылка на основную публикацию