Google Docs и бесплатный сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц и презентаций

Совместная работа с документами Google

Опубликовано Михаил Непомнящий в 15.09.2016 15.09.2016

Бесплатный сервис облачного хранилища Гугл.Диск позволяет хранить в Интернете до 15 гигабайтов ваших файлов. При этом, при желании вы можете поделиться каждым из них с кем угодно. Более того, Гугл.Диск позволяет работать с документами, имея свой собственный набор приложений для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями.

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

Таким образом можно совместно работать с текстами, таблицами и презентациями. Всё в реальном времени, быстро и удобно. А главное, работать с документами можно с самых разных устройств.

Google Docs и бесплатный сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц и презентаций

Гугл документы (англ. Google Docs) — бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый Google. Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя.

Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).

В этом уроке мы расскажем о возможностях, которые применимы во всех Google документах: текстовых документах, электронных таблицах, презентациях и пр.

1. Изменение настроек региональных параметров часового пояса

2. Совместная работа с документами

3. Публикация документов

4. Сохранение документов на свой компьютер

5. Как поместить готовый документ с локального компьютера в документы Google

6. Поиск элементов в списке документов

Откройте страницу docs.google.com Если Вы предварительно не вошли под своим аккаунтом Google, то Вас попросят ввести логин и пароль. Если у Вас нет аккаунта Google, то на этой же странице, перейдя по ссылке «Создать аккаунт» можно зарегистрироваться (подробнее см. Урок 1).

1.Изменение настроек региональных параметров и часового пояса

Бывает иногда, что страница открывается с интерфейсом на английском языке. Неприятность эта легко устраняется изменением языка и часового пояса вНастройках.

В правом верхнем углу кликните по значку шестеренки (setting). Выберите «Documents setting»

Откроется окно Setting. В строке Language поставьте Русский, а в строке Nime zone – (GMT+04:00)Moscow+00. Потом внизу кликните по кнопке Save.

При совместном доступе к документу соавтор может изменить языковые настройки. Это приведет к смене выбранных по умолчанию параметров. После того, как такое изменение произведено, оно вступает в силу для всего документа Google и распространяется на всех работающих над ней пользователей вне зависимости от их географического положения.

Если вы являетесь владельцем или соавтором, вы можете изменить языковые настройки и настройки часового пояса, выполнив указанные ниже действия.

1. Откройте таблицу.

2. Последовательно выберите пункты “Файл” и “Настройки таблицы”.

3. В открывшемся окне можно изменить часовой пояс и регион.

4. Нажмите Сохранить настройки.

Пользователи с правами «Читатель» не могут изменять эти параметры, каким бы ни было их географическое местонахождение.

2. Совместная работа с документами

Документы Google позволяют нескольким пользователям, находящимся в разных местах, одновременно работать над одним и тем же документом с любого компьютера, подключенного к Интернету. Использование совместного доступа удобно применять когда команда вместе работает над проектом и им, например, необходимо создать документ, отслеживать ход работы в таблице, а также создать презентацию и рисунок и предоставить доступ к ним другим пользователям, участвующим в проекте. При этом члены команды могут жить в разных городах и работать в разное время. Когда один человек вводит данные в свой документ, таблицу, презентацию или рисунок, то другие могут просматривать изменения в режиме реального времени и сразу же реагировать на них, внося свои изменения.

2.1 Настройка совместного доступа в Документах Google

Если Вы владелец документа, то можете полностью управлять доступом документа, предоставляя его любому числу пользователей, а так же настроить для документа параметр видимости.

Параметры видимости документа: “Личный”, “Пользователи, у которых есть ссылка” и “Общедоступно в Интернете”

Параметры доступности документа: “Все, у кого есть разрешение”, “Пользователи, у которых есть ссылка” и “Общедоступный”. Текущий параметр доступности отображается справа от названия документа.

Если Вы создали новый документ, то он является Частным (личным), и доступ к этому документу имеете только Вы. В дальнейшем можно предоставить доступ и другим пользователям.

Настройка “Частный” рекомендуется для личных документов. Эту настройку также можно использовать для совместной работы с узким кругом пользователей. Для этого Вы прописываете их электронные адреса при настройке доступа и даете права Редактора. Другой пользователь, пытающийся открыть документ, должен будет войти в свой аккаунт Google, чтобы подтвердить право доступа к документу.

Владельцы документов могут:

В текстовых документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки, а также приглашать других пользователей в качестве редакторов и читателей;
удалять документы, таблицы, презентации и рисунки, что лишает редакторов и читателей доступа к ним. После удаления документа состоящего в общем доступе рекомендуется очистить корзину.

В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google
удалять файлы или передавать права собственности на них;
загружать и удалять версии файлов.

В папках
удалять папки (при этом файлы из папки не удаляются);
добавлять новые элементы в папку.

Редакторы документов могут:

В документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки;
приглашать и удалять других редакторов и читателей (если владелец предоставил им соответствующее разрешение);
экспортировать копию документа, таблицы, презентации или рисунка на свой жесткий диск;
просматривать список редакторов;
копировать документ и список его редакторов.

В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google
загружать и удалять версии файла;
добавлять редакторов или читателей к файлу и изменять настройки доступа.

В папках
добавлять и удалять элементы из папки (пользователи с доступом к этой папке перестанут видеть удаленные элементы);
добавлять или удалять редакторов и читателей из папки.
Не могут удалять папки. Они могут удалить папку из своего списка документов, но другим пользователям эта папка будет видна.

Читатели могут просматривать и копировать документ.

2.2 Как сделать документ доступным для нескольких избранных пользователей

Чтобы сделать документ доступным только для пользователей, у которых есть разрешение, сделайте его «личным для меня и еще несколько пользователей». Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Откройте файл, а затем меню «Открыть доступ», находящееся в правом верхнем углу документа. Выберите «Совместный доступ»

Обратите внимание, что меню «Совместный доступ» можно открыть несколькими способами. Так же это можно сделать на странице списка документов не открывая сам документ, для этого достаточно открыть контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выбрать строку Совместный доступ»

2. Откроется окно «Настройка совместного доступа». Рядом с текущими параметрами отображения нажмите Изменить.

3. Следущее окно «Настройка совместного доступа» Выберите «Все у кого есть разрешение» и кликните «Сохранить»

А) Добавьте адрес электронной почты.

Б) Выберите уровень доступа Редактор или Читатель.

Г) Поставьте галочку, если хотите оповестить пользователя о настройке этого доступа.

В) Скопируйте ссылку в буфер обмена для последующего использования (будьте внимательны, ссылка не полностью видна в этом окне).

30 плагинов для «Google Документов», «Таблиц» и «Презентаций», которые ускорят вашу работу

Время чтения: 6 минут Нет времени читать? Нет времени?

Если вы пользуетесь «Google Документами», «Таблицами» и «Презентациями», статья поможет экономить время на рутинных задачах, расширить функционал стандартных сервисов и делать работу гораздо быстрее.

Все знают про плагины для браузеров, но почему-то плагины для Google Docs, Sheets и Slides незаслуженно игнорируются. Дополнения ниже будут полезны интернет-маркетологам и всем сопричастным. Поехали?

«Google Документы»

    Создавайте диаграммы с Luc >

  1. Превращайте списки в ментальные карты (майндап) с MindMeister:
    • создает майндпам в один клик;
    • для структурирования используются многоуровневые списки;
    • оформление стандартное в голубых тонах, не меняется.

  1. Стройте графики с Yob – Graph Editor:
    • удобные настройки;
    • 4 шаблона оформления;
    • преобразует в график данные из таблиц в документах.

Пример оформления графика:

Презентация функционала от разработчиков (на английском):

  1. Добавьте новые шрифты в «Документы» с Extensis Fonts.

  1. Используйте готовые стили с Styles:
    • 20 стилей;
    • в основном не русифицированные шрифты.

  1. Расширьте список инструментов Google Docs с Doc Tools.

Презентация от разработчиков (на английском):

  1. Добавляйте код в текстовые файлы с Code Blocks.

  1. Форматируйте таблицы с Table Formatter:
    • больше 60 шаблонов;
    • шаблоны таблиц из Word Office;
    • можно создавать и сохранять свои шаблоны.

  1. Добавляйте картинки с Dreamstime Stock Photos.
    • все картинки «переданы в общественное достояние» (т. е. обладают лицензией CC0, их можно легально использовать без нарушения авторских прав);
    • удобный поиск по категориям и ключевым словам;
    • также работает в «Google Формах» и «Презентациях».

  1. Переводите в Google Translate прямо в документе с Translate+.

Презентация от разработчиков (на английском):

  1. Сокращайте ссылки с URL Shortener:
    • по клику сокращает URL открытого «Google Документа»;
    • сокращает выделенную активную ссылку в документе;
    • сокращает и автоматически заменяет выделенную активную ссылку.

  1. Публикуйте тексты в WordPress с WordPress.com for Google Docs.

Презентация от разработчиков (на английском):

  1. Создавайте резюме из шаблонов с VisualCV Resume Builder.
    • есть бесплатные шаблоны;
    • можно создавать в «Google Документах», а можно пользоваться основным сервисом;
    • подойдет для новичков, как пример заполнения резюме.
  1. Проверяйте тексты в «Главреде» прямо в документе.
    • обычный «Главред», работает без переключения вкладок;
    • проверка страницы занимает не больше секунды.

  1. Экономьте время с Template Gallery.
    • создает документ из шаблонов;
    • есть макеты расписаний, календарей, писем, резюме и не только.

  1. Генерируйте штрихкоды с Kood >
  1. Конвертируйте текст в файле в html или Markdown с GD2md-html.

«Google Таблицы»

  1. Сохраняйте таблицы в .doc с Save As Doc.
    • по клику сохраняет Google Sheets в формате .doc;
    • можно задать, какую область таблицы сохранять;
    • удобное форматирование.

  1. Форматируйте и очищайте ячейки с Power Tools:
    • объединяет функционал Merge Sheets,Split Names, Random Generator, Merge Values, Remove Duplicates, Find Fuzzy Matches и не только;
    • форматирует таблицы: объединяет данные из нескольких ячеек, сортирует, удаляет дубликаты; есть продвинутый поиск по таблице;
    • очищает форматирование.

  1. Форматируйте стили таблиц с Table Styles:
    • 24 готовых стиля таблиц;
    • можно создавать и сохранять свои стили для дальнейшего использования.

  1. Проводите моделирование по методу Монте-Карло для оценки рисков с Risk Solver (работает по тому же принципу, что и оригинальная надстройка для Excel).

  1. Форматируйте таблицы в Markdown с MarkdownTableMaker.
    • конвертирует всю таблицу или только выделенную область;
    • работает по клику.

«Google Презентации»

  1. Подбирайте цветовую гамму с Paletti.
    • 200 цветовых схем, в каждой по 5 оттенков;
    • при выборе показывается пример использования;
    • любимые схемы можно добавлять в избранное;
    • схемы можно применять к отдельным слайдам или всей презентации в целом.

  1. Ищите и добавляйте иконки с Icons:
    • простой поиск по ключевым словам;
    • много бесплатных вариантов;
    • все с прозрачным фоном.

  1. Ищите картинки с Unsplash Photos.
    • бесплатный фотосток с HD-изображениями;
    • без вотермарок;
    • для персонального и коммерческого использования.

    Прокачай «Google Презентации» с Social Sl >

  1. Создавайте диаграммы с Luc >
  1. Сделайте больно знакомому дизайнеру Используйте магию единорогов с Magic Rainbow Unicorns Sl >

А какими расширениями пользуетесь вы? Пишите в комментариях — давайте составим самый полный список вместе!

Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google

Всем привет! Сегодня мы поговорим о том, как создать гугл документ с общим доступом и почему это важно знать современным вебмастерам, фрилансерам и удаленным сотрудникам.

Создавая информационный сайт(о котором расскажу чуть подробнее в следующих статьях), я прошел несколько халявных курсов, на одном из которых затрагивалась тема оптимизации работы с копирайтерами. Потратив некоторое время на изучение данного вопроса, а так же разобравшись в том, как создать гугл документ (Google Docs) с общим доступом, я принялся за поиски своего первого фрилансера. Как итог, вполне плодотворное сотрудничество и куча отличных статей для моего сайта.

Итак, что же это такое и почему я вдруг решил об этом написать? Давайте подробно разберемся в данном вопросе.

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Онлайн гугл документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Зная как, способен значительно облегчить жизнь вебмастеру и фрилансеру.

А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:

  • онлайн гугл документы имеют практически идентичные с Microsoft Word интерфейсы, а значит не придется долго разбираться в особенностях работы(у меня на все про все ушло буквально пол часа);
  • разобравшись в том, как сделать ссылку на ваш гугл документ, вы сможете открыть общий доступ для нанятого вами фрилансера и проверять ход выполнения заказа прямо в процессе работы;
  • приняв и оплатив заказ общий доступ так же легко закрывается от посторонних;
  • будучи фрилансером или удаленным сотрудником вы можете с легкостью создать здесь свое резюме и портфолио, а так же поделиться ими с работодателем, который, уверен, будет очень счастлив, ведь ему не придется скачивать кучи файлов;
  • используя встроенную функция комментирования вы легко можете попросить исполнителя внести правки и избежите таким образом простоя, возникающего в случае отправки задания на доработку;
  • гугл документы предусматривают простую интеграцию статей и таблиц на ваш сайт без необходимости дополнительного редактирования и тем самым экономят кучу времени;
  • ну и последний, но не менее значимый — этот сервис абсолютно бесплатный.

Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от гугл — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.

Регистрация и начало работы

Для того, чтобы начать создавать google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:

  • Зайдите на страничку поиска от Google и нажмите «Почта». В появившимся окне выберите создать аккаунт:

  • И пройдите небольшую регистрацию(в два шага), заполнив необходимые поля:

Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.

Создаем гугл документ с общим доступом

А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом. Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:

У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:

Тадааам, вы в документах от Google. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный их сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом.

Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» и открыть весь список.

Едем дальше. Смело нажимайте «Пустой файл»:

Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне он практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций в принципе тот же.

Первым делом, создав новый документ, введите его название. Без этого вы не сможете открыть общий доступ к файлу. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.

Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном вами файле. Для этого понадобится ссылка на гугл документ(или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. Подробности чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа:

Здесь можно приглашать людей в документ просто введя их адрес электронной почты(не забудьте дать права для редактирования, нажав на кнопку справа от окошка для ввода почты).

На этом можно было бы и заканчивать, но я хочу показать, где взять ссылку-приглашение и как позаботиться о сохранности файлов. Поэтому, смело нажимайте «Расширенные»:

В расширенных настройках можно запретить редакторам(фрилансерам) добавлять новых пользователей, изменять настройки доступа, скачивать или копировать информацию. Просто отметьте галочками необходимые ограничения в самом низу окошка, прямо под приглашением по электронной почте и все. Чужим дорога в ваш документ закрыта.

Ссылка-приглашение находится сверху. Чтобы выставить уровень доступа (просмотр, комментирование или редактирование) нажмите «Изменить…»:

Открываете доступ для всех, у кого есть ссылка и изменяете с «Просмотр» на «Редактирование» (если хотите просто представить документ на суд общественности — оставляем «просмотр»):

Закончив, не забудьте нажать «Сохранить». На этом с созданием документа от Google с общим доступом, все. Можете скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл документ с общим доступом. Надеюсь, эта информация будет вам полезна и значительно облегчит жизнь и общение с фрилансерами. Последним, в свою очередь желаю произвести хорошее впечатление на работодателя. Если же во время работы возникнут трудности – пишите в комментариях, попробуем разобраться совместными усилиями.

На этом, собственно, все. Удачи и до встречи в следующих статьях!

Как работать с Google Docs: инструкция

Google Docs или Гугл документы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями.

В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей.

Как устроен Google Docs

Основные продукты — это:

Также имеются инструменты для создания простых схем и рисунков, панель разработки дашбордов Google Data Studio, и некоторые другие менее популярные инструменты.

Создание документа в Google Docs

У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.

Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:

Также вы можете перейти на страницу инструмента — например, Google Документов , и получить больше опций для создания документов и работы с имеющимися.

Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.

Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.

Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.

Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.

Как работать с Google Docs

Google Документы

Аналог MS Word и других редакторов, если учитывать MacOS и Unix-системы — Google документы — предназначен для создания и редактирования текстовых документов.

Это могут быть простые заметки или официальные документы.

Загрузив в Google диск документ в формате .doc или .docx, вы можете просмотреть его в браузере, а также конвертировать в онлайн-формат и продолжить редактирование через Google Docs.

Инструментарий текстового редактора дополняется плагинами: интеграции с CRM, инструменты совместной работы, конвертеры и многое другое.

В то же время, вёрстка Google документа и стандартного .doc часто конфликтует, в связи с чем могут возникать неприятные ситуации — приходится редактировать шрифты и поля. Заранее позаботьтесь о том, чтобы документооборот между вами и вашими коллегами осуществлялся только в одном формате.

Google Таблицы

Таблицам присущи те же преимущества и проблемы, что и Документам: с одной стороны, мощные плагины, с другой — проблемы конвертации, хотя и преимущественно визуальные.

Таблицы обладают многими полезными функциями, недоступными в MS Excel. Также их можно привязать в качестве источника данных — в частности, для инструментов бизнес-аналитики Google Data Studio, Tableau, Power BI.

Google Презентации

Простой и удобный аналог MS Powerpoint, в котором можно создавать слайды с нуля, редактировать презентации, создавать схемы и рисунки.

Google Формы

Инструмент, используемый для опросов, сбора контактных данных.

Может использоваться, как:

  • Бриф для заказчика;
  • Резюме соискателя;
  • Социологический опросник;
  • Форма сбора данных пользователя или участника мероприятия.

Результаты собираются на странице отчёта, могут быть отправлены пользователю и представлены визуально для презентаций.

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.

2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.

3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

(5.00 из 5, оценили: 3)

Google Docs и бесплатный сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц и презентаций

Serpstat использует файлы cookie для обеспечения работоспособности сервиса, улучшения навигации, предоставления возможности связаться с командой поддержки, а также маркетинговых активностей Serpstat.

Нажав кнопку “Принять и продолжить”, вы соглашаетесь с Политики конфиденциальности

Контент-маркетинг – Читать 10 минут – 15 июня 2017

«Google Docs или Microsoft Office», — это современная версия знаменитого «быть или не быть»: с одной стороны, Google Docs обладает неоспоримыми преимуществами (удаленный доступ, работа со многими форматами файлов), с другой — многие жалуются на интерфейс, отсутствие базовых функций и скудные возможности.

Что не вполне справедливо, ведь функционал документов, таблиц и презентаций Google давно уже превзошел старые-добрые программы из офисного пакета Microsoft.

Вопрос сортировки решает «цветной» лайфхак с маркировкой папок (правая кнопка мыши на папке → Изменить цвет).

Визуально упрощает навигацию среди документов. У меня основные рабочие папки отмечены синим цветом, сторонний проект — зеленым, личные без заливки, а что-то срочное — красным. Так при открытии Google Диска я легко нахожу, что мне нужно, и сразу вижу папку со срочными документами, которыми надо заняться в первую очередь.

По умолчанию в Google Документах настроено автоматическое распознавание ссылок (все они становятся активными), списков (форматируются) и замена прямых кавычек (“”) парными (“”) + ряда других символов типа (с) на © и ¼ на ¼. Дополнительно можно настроить автозамену любых слов и символов для любого языка.

Чтобы сделать это, выберите в меню ИнструментыНастройки… и у вас откроется окно настройки автозамены в файле.

Чтобы добавить комментарий, выделите участок текста и нажмите на появившийся значок Добавить комментарий. Однако гораздо более удобным способом работать над текстом является функция «Посоветовать».

Работаете в соавторстве, редактируете чужую статью и хотите оставить примечание? Переключитесь в режим Советовать и просто дописывайте свой текст или комментарий в нужном месте. Также вы сможете удалять слова/абзацы, заменять их, в общем — для редакторов самое оно.

Необъяснимо, но факт: про расширения для браузеров знают практически все, а про дополнения для сервисов Google — нет, увы. Исправляем ситуацию, товарищи!

Дополнения для Google Docs на самом деле похожи на браузерные плагины. В каталоге сотни дополнений для контент-менеджеров, копирайтеров, редакторов и всех специалистов, которые работают с текстом. Большинство дополнений дают возможность более интересного форматирования, часть интегрирует внешние сервисы внутрь Google Docs, часть, наоборот, импортирует данные на сторонние площадки. А теперь давайте предметно и последовательно про дополнения для Google Документов, которое помогут вам хакнуть работу с текстом.

Да, в Google Docs можно интегрировать тот самый Главред Ильяхова.

Зачем: чтобы не открывать лишнюю вкладку при необходимости проверить текст, править сразу в документе.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, всем сопричастным к инфостилю и созданию статей.

Как: в меню выберите кнопку Дополнения → Установить дополнения. Введите в поиск «Главред», нажмите Установить. Для проверки текста нужно снова нажать ДополненияГлавред → Проверить документ.

При публикации статей в админке сбивается форматирование, разметка уходит в запой, да и не всегда нормально отображаются картинки. А вручную добавить дюжину-другую иллюстраций в нужное место в тексте — та еще задачка, сами понимаете. Вопрос решаем!

Зачем: чтобы экспортировать оформленные файлы прямиком на сайт.

Кому: контент-менеджерам, редакторам, всем, кто своими руками публикует статьи на сайт с CMS WordPress.

Как: аналогично с предыдущим вариантом, только в поиске нужно ввести «WordPress.com for Google Docs». В каталоге сейчас есть 4 таких программы, тестировалась только эта. Чтобы опробовать другие дополнения, введите в поиск просто «WordPress». Запуск экспорта через ту же кнопку Дополнения.

Нет, не для развлечения или красивой картинки, а вполне таки для пользы копирайтерам!

Зачем: чтобы видеть семантику и количество вхождений слов без сторонних сервисов типа Advego SEO, Istio и иже с ними.

Кому: англоязычным копирайтерам, редакторам, SEO-специалистам. Важно! Сервис анализирует только англоязычный текст.

Как: в поиске по каталогу введите Word Cloud, установите. После через меню Дополнения выберите пункт Create Word Cloud. Справа появится само облако слов, а над ним кнопка Append top word count. Нажмите на нее и в вашем документе появится таблица со всеми словами и количеством вхождений.

Оформлять текст вручную тегами — не самое приятное, быстрое и радующее занятие, согласитесь. Все исправимо!

Зачем: для автоматизации процесса.

Кому: всем, кто сталкивается с необходимостью оформлять текст тегами.

Как: в поиске по каталогу введите название нужной разметки, к примеру «BBCode» (это теги типа [i] и [b]). Установите дополнение и редактируйте текст через меню Дополнения.

Draw.io, Lucidchart, Gliffy diagrams, SmartDraw Diagrams — все эти дополнения позволят создать диаграммы, интеллектуальные карты и другие графические изображения непосредственно в файле Google Docs. Каждая программа обладает своими особенностями, потому советую тестировать и находить то, что понравится именно вам.

Зачем: для создания диаграмм, графиков и других материалов без сторонних сервисов.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, аналитикам, всем, в чьей работе задействуются такие изображения.

Как: введите в поиске по каталогу название одного из перечисленных плагинов или релевантный поисковый запрос: diagrams, graphics, draw и так далее. Выберите дополнение и установите его в Google Docs.

Плюс в каталоге есть сотни других программ для редактирования, форматирования текстов; создания картинок, написания формул; экспорта материалов и функций из других сервисов. Возможностей хакнуть рабочие процессы — море!

Для таблиц лично мне дополнения требуются реже, однако и тут есть парочка лайфхаков:

    Google Analytics — импортирует данные из данного сервиса в таблицу. Функционал практически не отличается от возможностей оригинального сервиса, интерфейс в нем проще, что актуально для новичков, которых интересуют базовые данные.

Doctopusизначально предназначен для учителей и структурирования студенческих проектов, однако его легко адаптировать его под рабочие потребности. Позволяет рассортировывать, проверять и группировать документы с материалами из разных проектов, а как следствие — хакнуть стандартные проблемы навигации по куче файлов.

  • Supermetrics импортирует данные из Google Analytics, Adwords, Facebook Ads, Twitter Ads и еще дюжины площадок, актуален для обработки SEM-, SEO- и SMM-данных. Среди бесплатных сервисов сейчас нет аналога Supermetrics. Дополнение позволяет сразу работать с несколькими каналами для анализа, сводить вместе результаты от разных систем, создавать отчеты — в общем, функционал достойный.
  • В каталоге также есть много дополнений для форматирования таблиц и экспорта/импорта любых данных из и в любые сторонние сервисы, так что опробовать плагины стоит всем — это поможет вам автоматизировать часть процессов, оптимизировать ведение таблиц, навигацию среди данных. Аналогично подбирайте дополнения для Google Презентаций — так вы хакнете рутину!

    Ссылка на основную публикацию